Så tog Granströms nästa steg i sin företagsresa

Granströms Fastighetsservice är ett familjeföretag med rötterna i Fagersta. Med både privatpersoner och företag som kunder ansvarar de för allt från hemstädning till fastighetsskötsel åt bostadsrättsföreningar och större bolag. Med många uppdrag, nöjda kunder och en växande verksamhet insåg de att det var dags att ta nästa steg – och se över hur deras ärendehantering kunde bli mer effektiv. 

När vi kom i kontakt med Granströms Fastighetsservice fanns det inget digitalt ärendehanteringssystem på plats. Hanteringen av felanmälan och andra fastighetsärenden skedde till stor del manuellt. Samtidigt hade företaget en stor kundstock med mycket nöjda kunder och 13 anställda som trivdes bra på sin arbetsplats. De var medvetna om att ett system för felanmälningar och ärendehantering saknades, men i en vardag fylld av uppdrag var det svårt att hitta tiden att ta tag i frågan.

Behovet av ett system blev tydligare i takt med att verksamheten fortsatte att växa. För att kunna fortsätta utvecklas behövdes ett ärendehanteringssystem som skapade struktur i fastighetsärenden och gjorde felanmälningar enklare att överblicka. För företagsledningen handlade det om att frigöra tid till mer värdeskapande arbete, såsom att räkna på nya offerter, arbeta med underhållsplaner och utveckla verksamheten vidare. Detta istället för att lägga tid på manuell koordinering, daglig avstämning samt rapportering av ärenden och felanmälningar vid arbetsdagens slut. Att köpa in ett ärendehanteringssystem blev därmed ett naturligt steg i företagets digitaliseringsresa. 

Vi bad Jonathan, CFO på Granströms Fastighetsservice, att svara på några frågor och dela med sig av sina erfarenheter till andra i branschen.

Hur valde ni “rätt” system för ärendehantering?

– Det här är jättesvårt och var säkert en av de svåraste delarna i processen med att köpa in ett nytt system. Första steget var att kravspeca vad som var allra viktigast för oss i ett ärendehanteringssystem. Alla system har olika styrkor, och man kommer aldrig få allt i ett och samma system. För oss var det viktigt att systemet fungerade väl för felanmälan och fastighetsärenden, att det var användarvänligt för vår personal att arbeta i samt att det fanns en smidig integration med vårt ekonomisystem. För oss var det också viktigt att välja en systemleverantör som kändes som en partner och som vi såg en tydlig potential att växa och utvecklas tillsammans med.

När ni väl hittat rätt, hur tog ni första steget och vad var viktigast i uppstarten?

– Propida hade en onboardingprocess som vi följde. Under uppstarten och därefter några gånger per år kommer systemleverantören till oss för gemensamma uppföljningar på plats. En viktig del i uppstarten var att sätta ett datum för när vi skulle börja arbeta fullt ut i systemet – och faktiskt hålla oss till det. Allt kommer inte vara perfekt från dag ett när man ska börja arbeta i ett nytt system, och det måste man acceptera, det viktiga är att man kommer igång. 

Hur gjorde ni för att få med er personalen på förändringen?

– Vi var lyhörda från början kring vad som var viktigt för vår personal. Alla var inte lika positiva till förändringen, och det är helt naturligt. Det viktigaste var att få alla att förstå värdet av ett digitalt system för felanmälan och ärendehantering. Vi involverade arbetsledarna tidigt så att de kunde systemet ordentligt och utsåg även några ambassadörer som fungerade som en länk mellan vår personal och Propida. 

Fanns det några farhågor innan ni satte igång – och hur ser ni på dem i dag?

– Absolut, det fanns många. Men vi landade i att ju tidigare vi satte ett nytt ärendehanteringssystem på plats, desto enklare skulle det bli att skala organisationen när fler medarbetare tillkommer och ska onboardas.

Vad har varit den största vinsten sedan ni började arbeta i systemet?

– Uppföljningen, tidsbesparingen per ärende och att slippa onödig administration. Med digital ärendehantering av fastighetsärenden faller inget mellan stolarna längre, vilket i slutändan leder till både effektivare arbete och nöjdare kunder.